Tugas 1 APSI : Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sebuah kerangka kerja yang dirancang untuk mengumpulkan, mengelola, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi kepada pengguna yang membutuhkannya. Sistem informasi terdiri dari perangkat lunak, perangkat keras, data, prosedur, dan orang-orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan yang berkaitan dengan informasi.

Secara umum, sebuah sistem informasi terdiri dari empat komponen utama:

1. Input: Komponen input dalam sistem informasi adalah sumber daya atau data yang dimasukkan ke dalam sistem untuk diolah. Contoh input dapat berupa data dari pengguna, perangkat keras seperti pemindai atau sensor, atau data yang diperoleh dari sumber eksternal seperti internet atau database eksternal.
2. Proses: Komponen proses melibatkan pengolahan data yang masuk melalui sistem. Ini melibatkan pemrosesan, transformasi, dan manipulasi data menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras yang sesuai. Tujuan dari proses ini adalah menghasilkan informasi yang relevan dan berguna untuk pengguna.
3. Output: Komponen output adalah hasil dari proses data dalam sistem informasi. Output dapat berupa laporan, grafik, tabel, pesan, atau informasi lain yang disampaikan kepada pengguna atau sistem lainnya. Output ini membantu pengguna dalam pengambilan keputusan atau memberikan informasi yang dibutuhkan.
4. Penyimpanan dan Penyediaan Informasi: Komponen penyimpanan dan penyediaan informasi melibatkan pengelolaan data dan informasi yang disimpan dalam sistem. Data dan informasi ini dapat disimpan dalam database, file, atau media penyimpanan lainnya. Penyimpanan yang efisien dan aksesibilitas yang mudah terhadap informasi sangat penting dalam sistem informasi.

Selain itu, sistem informasi juga melibatkan elemen-elemen lain seperti pengguna, aturan, kebijakan, dan infrastruktur teknologi yang mendukung operasi dan pengelolaan sistem. Seluruh sistem informasi dibangun untuk mendukung kebutuhan organisasi atau entitas yang menggunakannya. Tujuan utama sistem informasi adalah untuk menyediakan informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu kepada pengguna yang berwenang, sehingga mereka dapat mengambil keputusan yang baik dan meningkatkan kinerja organisasi.

 

Tujuan Sistem Informasi

Sistem informasi digunakan untuk berbagai tujuan dan dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi organisasi. Berikut adalah beberapa fungsi utama sistem informasi:

1. Pengumpulan dan Penyimpanan Data: Sistem informasi memungkinkan organisasi untuk mengumpulkan dan menyimpan data dengan cara yang terstruktur dan terorganisir. Data ini dapat berasal dari berbagai sumber seperti pelanggan, karyawan, transaksi bisnis, atau lingkungan eksternal. Dengan sistem informasi yang efisien, data dapat dikumpulkan, disimpan, dan diakses dengan mudah.
2. Pengolahan dan Analisis Data: Sistem informasi memungkinkan pengolahan data yang efisien dan analisis yang lebih baik. Dengan menggunakan perangkat lunak dan teknik yang sesuai, data dapat diproses, dipadukan, dan dianalisis untuk menghasilkan informasi yang berharga. Ini membantu organisasi dalam mengidentifikasi tren, pola, dan wawasan yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan.
3. Mendukung Pengambilan Keputusan: Sistem informasi memberikan informasi yang relevan dan akurat kepada para pengambil keputusan di organisasi. Dengan data dan laporan yang tepat waktu, pengambil keputusan dapat menganalisis situasi, mengevaluasi opsi, dan membuat keputusan yang informasi-didukung. Sistem informasi juga dapat menyediakan alat bantu keputusan seperti model prediktif atau simulasi untuk membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.
4. Peningkatan Efisiensi Operasional: Sistem informasi dapat membantu organisasi meningkatkan efisiensi operasional dengan otomatisasi proses bisnis. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan memanfaatkan teknologi, sistem informasi dapat mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi biaya operasional.
5. Meningkatkan Komunikasi dan Kolaborasi: Sistem informasi memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi antara berbagai pemangku kepentingan di dalam dan di luar organisasi. Dengan memanfaatkan alat komunikasi seperti email, sistem pesan, atau platform kolaborasi, sistem informasi memungkinkan pertukaran informasi yang lebih efisien dan kerja tim yang lebih baik.
6. Peningkatan Pelayanan Pelanggan: Sistem informasi memungkinkan organisasi untuk meningkatkan pelayanan pelanggan. Dengan informasi pelanggan yang tersedia, sistem informasi dapat membantu dalam mengelola interaksi dengan pelanggan, memberikan dukungan pelanggan yang lebih baik, dan meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.
7. Pengelolaan Rantai Pasokan: Sistem informasi dapat digunakan untuk mengelola rantai pasokan, termasuk pengelolaan persediaan, logistik, produksi, dan distribusi. Dengan mengintegrasikan informasi dari berbagai sumber, sistem informasi membantu dalam pengendalian dan koordinasi aktivitas rantai pasokan yang kompleks.

Ini hanya beberapa contoh penggunaan sistem informasi, dan implementasinya dapat bervariasi tergantung pada jenis organisasi dan kebutuhan spesifiknya. Secara keseluruhan, sistem informasi membantu organisasi dalam mengelola informasi dengan lebih efektif, meningkatkan kinerja operasional, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.

 

Stakeholder

Stakeholder adalah individu, kelompok, atau entitas yang memiliki kepentingan, peran, atau keterlibatan dalam suatu organisasi, proyek, atau inisiatif tertentu. Mereka dapat dipengaruhi oleh atau memiliki kemampuan untuk mempengaruhi keputusan, tindakan, atau hasil dari suatu aktivitas.

Stakeholder dapat mencakup berbagai pihak yang terlibat, seperti karyawan, manajemen, pemilik atau pemegang saham, pelanggan, pemasok, mitra bisnis, pemerintah, masyarakat, dan organisasi non-pemerintah. Setiap stakeholder memiliki kepentingan yang berbeda-beda dalam konteks yang relevan dengan organisasi atau proyek tertentu.

Keterlibatan stakeholder dapat mencakup partisipasi aktif dalam pengambilan keputusan, kontribusi sumber daya atau modal, pemenuhan kebutuhan atau harapan, atau dampak yang dirasakan dari kegiatan organisasi. Penting untuk mengidentifikasi, memahami, dan berinteraksi dengan stakeholder dengan baik untuk memastikan pemenuhan kepentingan mereka, membangun hubungan yang baik, dan mencapai tujuan yang saling menguntungkan.

 

User Stakeholder

User stakeholders dalam konteks sistem informasi adalah individu atau kelompok yang menggunakan atau akan menggunakan sistem informasi tersebut. Mereka adalah pihak-pihak yang secara langsung terlibat dalam penggunaan sistem informasi dan memiliki kepentingan dalam efektivitas, kehandalan, dan ketersediaan sistem tersebut. Berikut adalah beberapa contoh user stakeholders dalam sistem informasi:

1. Karyawan: Karyawan di semua tingkatan dalam organisasi adalah user stakeholders yang signifikan. Mereka menggunakan sistem informasi untuk melaksanakan tugas sehari-hari, mengelola data, berinteraksi dengan kolega, dan melaporkan kinerja mereka.
2. Manajer dan Eksekutif: Manajer dan eksekutif adalah user stakeholders yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan strategis dalam organisasi. Mereka menggunakan sistem informasi untuk mengakses data dan laporan yang diperlukan untuk analisis, perencanaan, pengawasan, dan pengambilan keputusan.
3. Pelanggan: Pelanggan adalah user stakeholders penting dalam sistem informasi, terutama dalam konteks sistem informasi yang berhubungan dengan layanan pelanggan, penjualan, atau dukungan pelanggan. Pelanggan menggunakan sistem informasi untuk melakukan pemesanan, mendapatkan informasi produk atau layanan, melacak pengiriman, atau mengajukan keluhan.
4. Pemasok: Pemasok juga dapat menjadi user stakeholders dalam sistem informasi, terutama dalam hal pengelolaan rantai pasokan. Mereka menggunakan sistem informasi untuk mengelola inventaris, memproses pesanan, mengkoordinasikan pengiriman, atau berkomunikasi dengan organisasi yang menggunakan layanan atau produk mereka.
5. Mitra Bisnis: Mitra bisnis, seperti perusahaan afiliasi, distributor, atau agen, juga dapat menjadi user stakeholders dalam sistem informasi. Mereka menggunakan sistem informasi untuk berbagi data, mengoordinasikan aktivitas, atau mengelola transaksi dengan organisasi tersebut.
6. Pemilik atau Pemegang Saham: Pemilik atau pemegang saham organisasi memiliki kepentingan finansial dalam keberhasilan sistem informasi. Mereka menggunakan sistem informasi untuk memantau kinerja organisasi, melihat laporan keuangan, atau mendapatkan informasi strategis yang relevan dengan investasi mereka.
7. Pengguna Eksternal: Pengguna eksternal, seperti pihak yang berinteraksi dengan organisasi melalui portal pelanggan, situs web, atau aplikasi seluler, juga termasuk dalam user stakeholders. Mereka menggunakan sistem informasi untuk mengakses informasi, melakukan transaksi, atau berinteraksi dengan organisasi.

Penting untuk mengidentifikasi dan memahami kebutuhan dan harapan user stakeholders ini, serta melibatkan mereka dalam pengembangan dan pengujian sistem informasi, untuk memastikan bahwa sistem tersebut memenuhi kebutuhan pengguna dengan baik.

 

Input dan Output

• Karyawan
• Input: Karyawan memberikan input data seperti informasi pribadi, laporan kerja, pesanan, atau permintaan dukungan melalui antarmuka sistem informasi.
• Output: Karyawan menerima output seperti laporan kinerja, jadwal kerja, pengumuman internal, atau hasil dari permintaan atau transaksi yang mereka ajukan.

• Manajer dan Eksekutif:
• Inputan: Manajer dan eksekutif memberikan input berupa kebijakan, tujuan strategis, atau permintaan analisis spesifik melalui sistem informasi.
• Outputan: Manajer dan eksekutif menerima output berupa laporan keuangan, analisis kinerja, informasi tren, atau dashboard yang menggambarkan kondisi bisnis secara menyeluruh.

• Pelanggan:
• Inputan: Pelanggan memberikan input berupa pesanan produk atau layanan, pertanyaan atau keluhan melalui sistem informasi seperti portal pelanggan, situs web, atau aplikasi seluler.
• Outputan: Pelanggan menerima output berupa konfirmasi pesanan, informasi pengiriman, faktur, atau tanggapan terhadap pertanyaan atau keluhan yang mereka ajukan.

• Pemasok:
• Inputan: Pemasok memberikan input berupa konfirmasi pesanan, pembaruan inventaris, atau informasi pengiriman melalui sistem informasi yang terhubung dengan organisasi yang menggunakan layanan atau produk mereka.
• Outputan: Pemasok menerima output berupa pesanan yang dikonfirmasi, permintaan pengiriman, atau pembaruan status inventaris dari organisasi yang menggunakan layanan atau produk mereka.

• Mitra Bisnis:
• Inputan: Mitra bisnis memberikan input berupa permintaan kerjasama, pembaruan status inventaris, atau data transaksi melalui sistem informasi yang terhubung.
• Outputan: Mitra bisnis menerima output berupa informasi mengenai kerjasama, permintaan pembaruan inventaris, atau laporan transaksi yang relevan dengan keterlibatan mereka dengan organisasi.

• Pemilik atau Pemegang Saham:
• Inputan: Pemilik atau pemegang saham memberikan input berupa kebijakan, tujuan strategis, atau permintaan informasi finansial melalui sistem informasi.
• Outputan: Pemilik atau pemegang saham menerima output berupa laporan keuangan, informasi strategis, atau pembaruan tentang kinerja dan perkembangan organisasi.

Penting untuk memastikan bahwa sistem informasi mampu mengelola inputan dan menghasilkan outputan yang diperlukan oleh setiap stakeholder untuk menjalankan perannya dengan efisien dan efektif.