Tugas 4 APSI : Seleksi dan Manajemen Proyek

Definisi

Seleksi dan Manajemen Proyek adalah dua konsep yang berkaitan dalam pengelolaan proyek. Berikut adalah penjelasan singkat tentang kedua konsep tersebut:

1. Seleksi Proyek:

   Seleksi proyek adalah proses pemilihan proyek yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Tujuan dari seleksi proyek adalah untuk menentukan proyek-proyek yang memiliki nilai strategis dan ekonomis yang tinggi serta sejalan dengan tujuan dan visi perusahaan. Biasanya, proses seleksi proyek melibatkan analisis dan evaluasi berbagai faktor, termasuk kebutuhan bisnis, potensi keuntungan, risiko, sumber daya yang tersedia, dan ketersediaan waktu.

2. Manajemen Proyek:

   Manajemen proyek adalah disiplin yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pengendalian semua aspek yang terkait dengan pelaksanaan proyek. Tujuan utama dari manajemen proyek adalah untuk mencapai tujuan proyek secara efisien dan efektif, dengan memperhatikan keterbatasan sumber daya yang ada, seperti waktu, biaya, tenaga kerja, dan bahan. Manajemen proyek melibatkan penggunaan metodologi, alat, dan teknik tertentu untuk mengelola semua tahapan proyek, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga penyelesaian.

Dalam prakteknya, seleksi proyek biasanya dilakukan sebelum memulai manajemen proyek. Seleksi proyek membantu dalam memilih proyek yang tepat untuk dilaksanakan, sedangkan manajemen proyek berfokus pada bagaimana melaksanakan dan mengelola proyek tersebut agar mencapai tujuan yang ditetapkan.

Tujuan

Tujuan dari Seleksi Proyek adalah:

1. Meningkatkan Fokus dan Prioritas: Seleksi proyek membantu organisasi atau perusahaan untuk memilih proyek-proyek yang sejalan dengan tujuan strategis dan visi perusahaan. Dengan memilih proyek yang tepat, organisasi dapat memfokuskan sumber daya dan usaha mereka pada proyek-proyek yang memiliki nilai dan dampak yang tinggi.

2. Meningkatkan Efisiensi Penggunaan Sumber Daya: Dengan melakukan seleksi proyek, organisasi dapat mengevaluasi sumber daya yang tersedia, seperti tenaga kerja, waktu, dan anggaran yang dapat dialokasikan untuk proyek. Hal ini membantu menghindari pemborosan sumber daya pada proyek-proyek yang tidak memberikan nilai yang signifikan atau tidak konsisten dengan strategi perusahaan.

3. Mengelola Risiko: Melalui seleksi proyek, organisasi dapat melakukan analisis risiko untuk masing-masing proyek yang dipertimbangkan. Dengan memilih proyek yang memiliki risiko yang dapat dikelola dan memiliki potensi pengembalian yang baik, organisasi dapat mengurangi risiko kegagalan proyek dan meningkatkan peluang kesuksesan.

Sementara itu, tujuan dari Manajemen Proyek adalah:

1. Mencapai Tujuan Proyek: Manajemen proyek bertujuan untuk memastikan bahwa proyek diselesaikan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan, baik dalam hal lingkup, kualitas, waktu, dan anggaran. Hal ini melibatkan perencanaan yang cermat, pengorganisasian tim, pelaksanaan yang efisien, dan pengawasan progres proyek secara terus-menerus.

2. Mengelola Sumber Daya: Manajemen proyek berfokus pada pengelolaan sumber daya yang ada, termasuk tenaga kerja, waktu, anggaran, peralatan, dan bahan-bahan yang diperlukan. Tujuannya adalah untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya tersebut agar proyek dapat berjalan lancar dan efisien.

3. Memastikan Kualitas: Salah satu tujuan utama manajemen proyek adalah memastikan bahwa hasil proyek memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Ini melibatkan perencanaan dan implementasi kontrol kualitas serta pemantauan yang berkelanjutan terhadap kualitas pekerjaan yang dilakukan.

4. Mengelola Risiko: Manajemen proyek juga bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang terkait dengan proyek. Ini melibatkan penentuan strategi mitigasi risiko, pemantauan risiko secara terus-menerus, dan pengambilan tindakan yang diperlukan untuk mengurangi dampak risiko yang mungkin timbul selama pelaksanaan proyek.

Dengan mencapai tujuan-tujuan ini, baik melalui seleksi proyek yang baik maupun manajemen proyek yang efektif, organisasi dapat meningkatkan peluang keberhasilan proyek, mengurangi risiko, dan mencapai hasil yang diinginkan.

Tahapan

1. Perencanaan Proyek: Tahap perencanaan melibatkan identifikasi tujuan proyek, penentuan lingkup proyek, pengembangan jadwal, alokasi sumber daya, dan perencanaan risiko. Ini melibatkan penyusunan rencana kerja rinci yang akan menjadi panduan selama pelaksanaan proyek.
2. Perancangan Tim: Tahap ini melibatkan pembentukan tim proyek yang tepat dengan menentukan peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim. Perancangan tim juga dapat melibatkan penentuan struktur organisasi proyek dan komunikasi internal.
3. Strategi Bisnis: Tahap ini mencakup analisis kebutuhan bisnis dan mengidentifikasi bagaimana proyek akan mendukung tujuan strategis organisasi. Ini melibatkan pemahaman yang jelas tentang dampak proyek terhadap kegiatan bisnis dan tujuan jangka panjang perusahaan.
4. Penugasan Tim: Tahap ini melibatkan penugasan tugas kepada anggota tim proyek sesuai dengan peran dan tanggung jawab yang telah ditetapkan. Ini juga dapat mencakup penyusunan jadwal kerja individu dan penentuan ketergantungan tugas antar anggota tim.
5. Kontrak Kerja: Tahap ini melibatkan penyelesaian dan penandatanganan kontrak kerja dengan pihak eksternal yang terlibat dalam proyek, seperti vendor atau kontraktor. Kontrak ini mengatur persyaratan dan kewajiban semua pihak yang terlibat dalam proyek.
6. Standar Kerja: Tahap ini melibatkan penentuan dan penerapan standar kerja yang akan digunakan dalam proyek. Ini termasuk prosedur, metode, dan panduan yang harus diikuti oleh tim proyek untuk menjaga kualitas dan konsistensi dalam pelaksanaan proyek.
7. Manajemen Risiko: Tahap ini melibatkan identifikasi, analisis, dan pengelolaan risiko yang mungkin terjadi selama proyek. Ini melibatkan pengembangan strategi mitigasi risiko, pemantauan risiko secara terus-menerus, dan pengambilan tindakan yang tepat untuk mengurangi dampak risiko.

Studi Kasus

Simulasi Manajemen Proyek dalam Membuat Aplikasi E-commerce

Perencanaan Kerja

ID	Task Name	Assigned To	Estimated Time	Dependency	Status
1	Persiapan	Founder/CEO	2 Minggu	-	Open
1.1	Membuat Business Plan	Founder/CEO	2 Minggu	-	Open
1.2	Membangun tim yang kompeten	Founder/CEO	1 Minggu	1.1	Open
1.3	Melakukan riset pasar	Marketing	1 Minggu	1.1	Open
2	Pembuatan Produk	IT	4 Minggu	1	Open
2.1	Pembuatan Sistem	IT	1 Minggu	-	Open
2.2	Pembuatan Server	IT	1 Minggu	2.1	Open
2.3	Pembuatan Aplikasi	IT	3 Minggu	2.1, 2.2	Open
2.4	Implementasi dan penyempurnaan	IT	1 Minggu	2.1, 2.2, 2.3	Open
3	Pemasaran	Marketing	Selamanya	1, 2	Open
3.1	Melakukan branding	Marketing	4 Minggu	-	Open
3.2	Merencanakan dan melakukan promosi	Marketing	Selamanya	-	Open
4	Evaluasi	Founder/CEO, HR, Finance, IT	Selamanya	1, 2, 3	Open
4.1	Evaluasi tim	HR	Selamanya	-	Open
4.2	Evaluasi dan pengembangan produk	IT	Selamanya	-	Open
4.3	Laporan Keuangan	Finance	Selamanya	-	Open

 

Perencanaan Tim

Strategi Bisnis

1. Identifikasi pasar target: Lakukan penelitian untuk mengidentifikasi segmen pasar yang tepat untuk aplikasi e-commerce Anda. Pahami kebutuhan, preferensi, dan perilaku konsumen potensial.
2. Pengalaman pengguna yang unggul: Fokuslah pada menyediakan pengalaman pengguna yang intuitif, mudah digunakan, dan menarik untuk meningkatkan retensi pengguna dan konversi penjualan.
3. Mobile optimization: Pastikan aplikasi e-commerce Anda dioptimalkan untuk penggunaan mobile. Lebih banyak konsumen berbelanja melalui perangkat seluler, jadi pastikan aplikasi Anda responsif dan mudah digunakan di berbagai perangkat.
4. Strategi pemasaran digital: Buat strategi pemasaran digital yang efektif untuk meningkatkan kesadaran merek, menarik lalu lintas, dan mengonversi pengunjung menjadi pelanggan. Gunakan saluran pemasaran seperti iklan online, email marketing, media sosial, dan optimasi mesin pencari.
5. Personalisasi: Gunakan teknologi dan data pengguna untuk menyediakan pengalaman personalisasi. Berikan rekomendasi produk yang relevan, penawaran khusus, dan komunikasi yang disesuaikan untuk meningkatkan keterlibatan dan konversi.
6. Integrasikan media sosial: Manfaatkan kekuatan media sosial untuk membangun dan memperluas basis pengguna Anda. Integrasikan fitur berbagi sosial dan tautan ke platform media sosial untuk memungkinkan pelanggan membagikan produk dan pengalaman belanja mereka.
7. Analisis data: Gunakan analisis data untuk memahami perilaku pengguna, tren pembelian, dan performa aplikasi Anda. Dengan informasi ini, Anda dapat mengoptimalkan pengalaman pengguna, mengidentifikasi peluang pertumbuhan, dan mengambil keputusan berdasarkan data.
8. Keamanan dan privasi: Pastikan aplikasi e-commerce Anda memiliki keamanan yang kuat untuk melindungi data pelanggan, seperti informasi pembayaran dan informasi pribadi. Juga, berikan kebijakan privasi yang jelas dan transparan untuk membangun kepercayaan konsumen.
9. Diversifikasi saluran penjualan: Selain aplikasi mobile, pertimbangkan juga menyediakan saluran penjualan melalui website, marketplace, atau integrasi dengan platform lain. Diversifikasi saluran penjualan dapat membantu Anda mencapai lebih banyak pelanggan dan memperluas jangkauan bisnis Anda.
10. Layanan pelanggan yang baik: Sediakan layanan pelanggan yang responsif dan efektif. Tanggapi pertanyaan, masalah, atau keluhan dengan cepat dan berikan pengalaman pelanggan yang positif. Hal ini dapat membantu membangun loyalitas pelanggan dan menghasilkan ulasan positif.

Penugasan Tim

• Founder/CEO: Membuat business plan, mengambil keputusan strategis, sebagai perwakilan perusahaan.
• IT: Membuat dan mengelola infrastruktur teknologi, pembuatan, pengembangan, dan pemeliharaan aplikasi, manajemen basis data.
• Finance: Perencanaan dan penganggaran keuangan, membuat laporan keuangan, analisis keuangan.
• Marketing: Membuat rencana promosi, melakukan penelitian pasar, pengembangan branding, melakukan promosi.
• HR: Melakukan rekrutmen karyawan, manajemen kinerja.

Kontrak Kerja

Jabatan dan Tanggung Jawab:

• Karyawan akan melaksanakan tanggung jawab dan tugas-tugas yang terkait dengan posisi tersebut.

Waktu Kerja:

• Karyawan bekerja secara penuh waktu dengan jam kerja yang telah ditentukan oleh Perusahaan.
• Karyawan mematuhi aturan kehadiran, absensi, dan waktu kerja yang berlaku di Perusahaan.

Gaji dan Tunjangan:

• Karyawan akan menerima gaji dan tunjangan yang telah disepakati.

Periode Kontrak:

• Kontrak ini dapat diperpanjang dengan persetujuan bersama.

Kewajiban Kerahasiaan:

• Karyawan setuju untuk menjaga kerahasiaan informasi yang diberikan atau diakses selama bekerja di Perusahaan.
• Karyawan dilarang mengungkapkan, menggunakan, atau menyalahgunakan informasi rahasia Perusahaan tanpa izin tertulis dari pihak berwenang.

Standar Kerja

Kehadiran dan Kedisiplinan:

• Karyawan diharapkan hadir tepat waktu sesuai dengan jadwal kerja yang ditentukan.
• Karyawan diharapkan memberikan pemberitahuan yang memadai jika tidak dapat hadir atau terlambat.

Kinerja dan Produktivitas:

• Karyawan diharapkan melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan penuh dedikasi dan kualitas yang tinggi.
• Karyawan diharapkan mencapai target kinerja yang ditetapkan dan memberikan kontribusi positif terhadap pencapaian tujuan perusahaan.
• Karyawan diharapkan mengelola waktu dan sumber daya dengan efisien untuk meningkatkan produktivitas.

Kualitas Kerja:

• Karyawan diharapkan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan.
• Karyawan diharapkan untuk menguasai pengetahuan dan keterampilan yang relevan dengan posisi mereka dan terus meningkatkan kompetensi mereka.
• Karyawan diharapkan menerapkan prinsip-prinsip keamanan, kualitas, dan kepatuhan dalam semua aspek pekerjaan mereka.

Kerjasama dan Komunikasi:

• Karyawan diharapkan bekerjasama secara efektif dengan rekan kerja dan departemen lain untuk mencapai tujuan bersama.
• Karyawan diharapkan berkomunikasi dengan jelas dan terbuka, baik secara lisan maupun tertulis, serta mendengarkan dengan baik.
• Karyawan diharapkan menjaga hubungan kerja yang profesional dan menghormati perbedaan individu.

Etika dan Integritas:

• Karyawan diharapkan menjunjung tinggi integritas, etika kerja, dan kepercayaan yang diberikan oleh Perusahaan.

Manajemen Risiko

No	Risiko	Deskripsi	Dampak	Tindakan Pencegahan	Tindakan Penanggulangan
1	Keamanan Data	Terjadinya kebocoran data	Data jatuh ke tangan yang salah	Membangun keamanan yang kuat	Menanggapi serangan dengan cepat
2	Penipuan Pengguna	Penjual melakukan penipuan menggunakan aplikasi	Reputasi perusahaan menurun	Membuat verifikasi akun penjual	Membantu pengguna memproses penipu
3	Persaingan yang Ketat	Persaingan yang ketat dan munculnya pendatang baru	Penurunan jumlah pengguna	Melakukan analisis pesaing	Membuat produk yang unik
4	Gangguan Layanan	Terjadinya gangguan layanan pada aplikasi	Reputasi perusahaan menurun	Menyediakan infrastruktur yang handal	Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah
5	Pengolahan Pembayaran	Terjadi kegagalan dalam pengolahan pembayaran	Transaksi yang hilang dan kerugian	Menggunakan gateway pembayaran yang aman	Memberikan kompensasi kepada pelanggan terkena dampak